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경영시스템(ISO)
문서·기록 관리대장 (개정·배포·보존기간)
문서·기록 관리대장은 회사가 지켜야 할 기준 문서(매뉴얼·절차서·지침서·양식)와 고객 도면·CSR·규격·법령 같은 외부 문서를 한 표에 모아 최신 개정판과 승인, 배포처, 다음 검토일을 관리하는 대장입니다. 개정 이력과 기록별 보존 기간까지 같은 파일에 두어 ISO 9001 7.5 심사에서 묻는 "현장 문서가 최신판인가, 기록은 얼마나 보관하나"에 바로 답할 수 있습니다.
무료 회원 전용
양식에 들어 있는 것
- 시트 5개
- 자동 계산 수식
- 그래프 2개
- 작성 예시 포함
- 인쇄 맞춤 · 입력 칸 외 보호
시트 구성
- 문서 대장문서 한 건 = 한 줄(80줄) — 번호 · 문서명 · 종류 · 주관 부서 · Rev · 제 · 개정일 · 승인자 · 배포처, 처리(개정 중 · 폐기) → 다음 검토일 · 상태 · 이력 Rev · 점검 자동
- 개정 이력제정 · 개정 · 폐기 한 번 = 한 줄(150줄) — 내용 · 사유 · 작성 · 승인 · 배포일 · 구판 회수일 → 문서명 · 회수 경과 · 점검 자동
- 기록 보존 목록기록 종류 한 줄(30줄) — 근거 · 구분(법정 · 규격 · 사내) · 보존 연수 · 기산 · 보관 · 매체 · 가장 오래된 기산일 → 폐기 가능일 · 상태 자동
- 문서 현황판정 · 요약, KPI 6, 종류별 · 부서별 · 최근 12개월 · 개정 사유별 표와 그래프 2, 검토할 문서 10줄
- 기준 정보운영 기준(기준일 · 검토 임박 · 구판 회수 기한), 문서 종류(번호 접두 · 검토 주기 · 승인 필요), 부서 · 개정 사유 목록, 상태 정의, 판정 순서, 연결 양식
자동으로 계산되는 것
- 문서 대장: 적용 검토 주기(종류 기본값 또는 직접), 다음 검토일(EDATE), 남은 일, 상태(유효 · 검토 임박 · 검토 초과 · 개정 중 · 폐기), 이력 Rev(개정 이력의 최신 Rev), 점검(번호 기재 · 번호 중복 · 종류 기재 · 번호 체계 · 폐기일 기재 · 개정일 기재 · 승인 기재 · 이력 불일치 · 구판 회수 · 검토 초과), 머리 판정 · 요약
- 개정 이력: 문서명(대장에서), 구판 회수 경과일, 점검(대장 등록 · 개정일 기재 · 승인 기재 · 배포일 기재 · 구판 회수)
- 기록 보존 목록: 폐기 가능일(가장 오래된 기산일 + 보존 연수), 상태(보관 중 · 폐기 검토 · 일자 기재 · 기준 별도)
- 문서 현황: 판정 · 요약, KPI 6, 종류별 · 부서별 · 최근 12개월(제정 · 개정 · 폐기 · 평균 회수일) · 개정 사유별 표와 그래프 2, 검토할 문서 10줄
그래프
- 문서 현황: 종류별 유효(초록) · 검토 임박(노랑) · 검토 초과(빨강) · 개정 중(파랑) 누적 가로 막대
- 문서 현황: 최근 12개월 제정(하늘) · 개정(남색) · 폐기(회색) 누적 막대 — 몰리는 달은 심사 · 고객 요구 시기
노란 칸에 작성 예시가 들어 있습니다. 예시를 지우고 쓰면 계산 · 그래프가 그대로 따라옵니다.
근거 · 보존 · 심사에서 보는 것
- 근거
- ISO 9001:2015/2026 7.5.2(작성 · 갱신 — 식별 · 검토 · 승인) · 7.5.3(문서화된 정보의 관리 — 배포 · 접근 · 보관 · 변경 관리 · 보존 · 폐기, 외부 출처 문서 포함), IATF 16949 7.5.3.2.1(기록 보존) · 7.5.3.2.2(엔지니어링 규격 — 고객 규격 변경 검토)
- 구분
- 인증 필수 — 규격은 "관리하라"만 요구하고 대장 형식은 정하지 않습니다(이 양식처럼 엑셀 대장이면 충분).
- 보존
- 대장은 늘 최신으로 유지합니다. 폐기 문서 줄과 개정 이력은 지우지 않습니다(언제 무엇이 바뀌었는지가 증거). 기록별 보존 기간은 "기록 보존 목록" 시트.
- 심사에서 보는 것
- 현장에 걸린 문서가 대장의 최신 Rev 인지(구판 혼용), 개정 승인과 배포 · 회수 흔적, 고객 도면 · CSR · 법령 같은 외부 문서도 최신판 확인을 하는지, 기록마다 보존 기간과 폐기 방법이 정해져 있는지
주요 구성 항목
- 문서번호·문서명·종류(접두로 번호 체계 점검)
- 주관 부서·Rev·제·개정일·승인자
- 검토 주기 → 다음 검토일·남은 일(자동)
- 배포처·처리(개정 중/폐기)·폐기일
- 상태: 유효·검토 임박·검토 초과(자동)
- 개정 이력: Rev·내용·사유·승인·배포일·구판 회수일
- 기록 보존 목록: 근거·보존 연수·기산·폐기 가능일
- 문서 현황: 종류별·부서별·월별·사유별 집계와 검토할 문서
작성·활용 팁
- 문서는 개정하고 기록은 고치지 않습니다. 둘을 한 목록에 섞지 말고 문서는 대장, 기록은 보존 목록에서 관리하세요.
- 개정할 때 대장의 Rev만 바꾸고 이력을 빠뜨리면 이력 불일치가 뜹니다. 승인과 배포, 구판 회수까지 이력 한 줄로 남기세요.
- 외부 문서는 사내 승인 대신 최신판 확인일을 적습니다. ISO 9001은 2026년 9월에 새 판이 나왔으니 확인 주기를 지키면 이런 변경을 놓치지 않습니다.
- 폐기 문서는 줄을 지우지 말고 처리 칸에 폐기로 남기세요. 언제 무엇이 바뀌었는지가 심사의 증거입니다.
관련 규격·표준
ISO 9001:2015/2026 7.5, IATF 16949 7.5.3.2.1 · 7.5.3.2.2, 산업안전보건법 제164조
자주 묻는 질문 (FAQ)
문서와 기록은 어떻게 다른가요
문서는 이렇게 하라는 기준(절차서·지침서·양식)이라 필요하면 개정합니다. 기록은 그렇게 했다는 증거(검사 성적서·교육 기록)라 고치지 않고 정해진 기간 동안 보관한 뒤 폐기합니다.
검토 주기는 얼마로 정하나요
규격이 정한 주기는 없어 회사 절차서에서 정합니다. 흔히 매뉴얼 1년, 절차서·지침서 2년, 양식 3년, 외부 문서 1년으로 두고, 법령처럼 자주 바뀌는 것은 문서마다 더 짧게 적습니다.
검토했는데 고칠 것이 없으면 어떻게 하나요
그래도 검토한 흔적을 남겨야 합니다. 개정 이력에 사유를 정기 검토로 한 줄 적고 대장의 개정일을 검토일로 바꾸면 다음 검토일이 다시 계산됩니다. Rev를 올릴지는 절차서에서 정합니다.
기록 보존 기간은 어디서 정하나요
ISO 9001은 기간을 정하지 않고 회사가 정하게 합니다. 법정 기록은 법령(산업안전보건법 제164조 등)이, IATF 16949 기록은 양산·서비스 기간에 1년을 더한 기간이 기준이고, 고객 요구가 더 길면 그것을 따릅니다.