발주서 (PO)

협력사에 자재·부품·외주가공을 공식 발주할 때 사용하는 표준 구매발주서입니다. 품목, 수량, 단가, 납기, 거래조건을 명확히 기재해 구두 발주로 인한 분쟁과 누락을 방지합니다. 발주 이력이 문서로 남아 검수, 대금 지급, 협력사 평가의 기준 자료가 됩니다.

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양식에 들어 있는 것

발주 대장: 품명·단위·금액·기준 단가·단가 차이, 잔량·상태(입고 완료/부분 입고/납기 지연/진행)·납기 준수·지연 일수, 결제 조건, 입력 확인 10가지, 집계 한 줄
발주서: 수신(공급처 담당·연락처)·발신(당사), 발주일·결제 조건·납품 장소, 품목 10줄(규격 포함), 공급가액·부가세·합계·금액 표기, 표준 거래 조건
구매 분석: KPI 5, 공급처별 PO 건수·금액·비중·준수율·평균 지연·미입고 금액과 혼합 그래프, 주별 발주·입고 금액 그래프, 미입고 목록 15줄(납기 순)

노란 칸에 작성 예시가 들어 있습니다. 예시를 지우고 쓰면 계산 · 그래프가 그대로 따라옵니다.

근거: ISO 9001:2015/2026 8.4.3(외부 공급자를 위한 정보 — 공급할 제품 · 승인 · 역량 · 검증 요구를 전달하기 전에 적절성 확인), IATF 16949 8.4.3.1(외부 공급자 정보 보충 — 법규 요구와 특별특성 전달) · 7.5.3.2.1(발주서 · 계약서 · 변경 기록 보존), 하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조(제조 등 위탁 때 작업 시작 전 서면 발급 — 하도급대금 · 지급방법 등 기재, 양 당사자 서명 또는 기명날인, 추가 · 변경 위탁도 서면)
구분: 인증 필수(요구 사항 전달) — 공급처가 중소기업이고 제조 · 가공을 맡기는 하도급 거래이면 발주 서면 발급은 법정 의무입니다(전자문서 포함). 시중 범용품 구매처럼 하도급이 아닌 거래는 계약 · 세무 증빙으로 남깁니다.
보존: IATF 16949 7.5.3.2.1 — 발주서 · 계약 · 변경은 제품이 양산 · 서비스 부품으로 쓰이는 기간 + 1년(고객이 더 길게 요구하면 그 기간). 하도급 거래는 거래가 끝난 날부터 3년 이상(하도급법 제3조 제12항, 시행령 제6조).
심사에서 보는 것: 발주서에 도면 Rev · 품질 요구 · 특별특성이 적혀 있는지, 납기 변경에 서면 회신이 있는지, 승인자가 정해진 권한자인지, 하도급 거래면 작업 시작 전에 서면을 발급하고 서명을 받았는지

발주서와 구매요청서는 무엇이 다른가요

구매요청서는 현업 부서가 구매 부서에 조달을 요청하는 사내 문서이고, 발주서는 구매 부서가 외부 협력사에 공식 주문하는 대외 문서입니다. 요청서 승인 후 발주서가 발행되는 흐름이 일반적입니다.

발주서에 부가세는 어떻게 표기하나요

단가와 공급가액은 부가세 별도로 기재하고 합계란에 부가세와 총액을 구분해 표시하는 것이 표준입니다. 부가세 포함 여부가 불명확하면 대금 정산 시 분쟁의 원인이 됩니다.

구두 발주 후 서면 발주서를 나중에 보내도 되나요

긴급 상황에서 구두로 선진행하더라도 반드시 당일 내 서면 발주서를 발행해 조건을 확정해야 합니다. 서면 없이 진행하면 수량·단가·납기 분쟁 시 근거가 없어 회사가 불리해집니다.

발주서 보관 기간은 어떻게 되나요

세법상 거래 증빙은 5년 보관이 원칙이며, 품질 추적성 요구가 있는 업종은 제품 수명에 맞춰 더 길게 보관하기도 합니다. 전자 문서로 관리하면 검색과 보관이 용이합니다.