구매발주서
PO, Purchase Order
정의
품목·수량·단가·납기·거래 조건을 명시해 공급사에 발행하는 공식 주문 문서. 공급사가 수락하면 계약으로 성립하며 검수·정산의 기준이 된다.
자세한 설명
구두·전화 주문은 수량·납기·단가에 대한 기억이 서로 달라지는 순간 분쟁이 된다. 발주서는 품목(품번·사양·도면 리비전), 수량·단위, 단가·금액, 납기·납품 장소, 지급 조건, 품질 조건을 명시한 공식 문서로, 공급사의 수락으로 계약이 성립한다. 이후 입고 검수는 발주서 대조로, 대금 정산은 발주-입고-세금계산서 대조(3-way matching)로 이루어지므로 발주서는 구매 프로세스 전체의 기준 문서다.
실무 관리의 축은 발주 잔량이다. ERP에서 발주 수량 대비 입고 수량을 추적해 미입고 잔량을 상시 파악해야 납기 독촉과 중복 발주 방지가 가능하다. 발주 후 변경(수량·납기·사양)은 반드시 변경 발주로 문서화해야 하며, 구두 변경이 쌓이면 정산 시점에 발주서와 실적이 맞지 않아 수습이 어려워진다.
하도급 거래라면 발주서(계약서면) 발급이 법적 의무이기도 하다. 서면 없이 작업을 시작시키는 관행은 단가·수량 분쟁 시 발주처에도 큰 리스크가 된다.
실무 예시
월 400여 건을 발주하는 장비 제조사가 전화 주문 후 발주서를 사후 발행하는 관행 탓에 단가 불일치 정산 분쟁이 월 5~6건 발생했다. 발주서 발행 전 입고를 시스템으로 차단하고 변경은 변경 발주로만 처리하도록 바꾸자, 정산 분쟁이 분기 1건 이하로 줄고 미입고 잔량 조회로 납기 독촉 업무도 리스트 기반으로 정리됐다.
실무 포인트
- 발주서 없는 입고를 시스템으로 차단한다 — 사후 발주는 정산 분쟁의 뿌리다.
- 도면 리비전을 발주서에 명시한다 — 구도면 생산은 전량 불량으로 이어진다.
- 발주 변경은 변경 발주 문서로만 한다 — 구두 변경은 반드시 정산 불일치로 되돌아온다.
- 발주 잔량(미입고)을 주간 단위로 조회·관리한다 — 납기 관리와 중복 발주 방지의 기본이다.