문서 관리대장 · 검토 기한 계산기 (Document Control Register)
문서번호·현재 Rev·승인일·검토 주기를 넣으면 다음 검토일과 남은 일수를 계산해 기한 지남·도래 목록을 만들고, 개정 이력과 대장의 Rev·승인일 불일치, 구판 회수, 사내 보존기간이 끝난 기록을 점검해 보고서로 정리합니다. 보존기간은 회사가 정한 값을 넣으며 법정 보존기간은 판단하지 않습니다. 회사 보관용 원본은 문서·기록 관리대장 양식과 함께 쓰세요. 규격 원문이 아닌 실무 참고용 도구입니다. 인증·심사 판단은 인증기관과 규격 원문을 확인하세요.
계산 근거
다음 검토일 = max(승인일, 마지막 검토일) + 검토 주기(개월, 같은 날이 없으면 말일). 남은 일수 = 다음 검토일 − 기준일(0 미만 지남, 알림 일수 이내 도래). 검토 기한 준수율 = (검토 주기가 있는 유효·개정 중 문서 − 지남) ÷ 그 문서 수. 사내 보존기간 끝나는 날 = 기산일(작성일·폐기일) + 사용자가 넣은 보존 년수 — 법정 보존기간은 판단하지 않습니다. 참고: ISO 9001 7.5(문서화된 정보) — 조항 번호만 참고했고 규격 원문을 옮기지 않았습니다.
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자주 묻는 질문 (FAQ)
문서 관리대장 · 검토 기한 계산기는 무엇을 해 주나요?
매뉴얼·절차서·지침서·양식·외부문서·기록을 한 행씩 넣고 현재 Rev, 승인일, 검토 주기를 적으면 문서마다 다음 검토일과 남은 일수를 계산해 기한이 지난 문서와 곧 돌아오는 문서를 가까운 순으로 보여 줍니다. 개정 이력 표와 대장의 Rev·승인일이 맞는지, 구판 회수가 끝났는지, 회사가 정한 보존기간이 끝난 기록이 있는지도 점검해 보고서(PDF 저장)와 CSV로 정리합니다.
다음 검토일은 어떻게 계산하나요?
다음 검토일 = 승인일과 마지막 검토일 중 늦은 날 + 검토 주기(개월)입니다. 개정 없이 검토만 하고 "변경 없음"으로 끝냈다면 마지막 검토일 칸에 그날을 적으면 됩니다. 달을 더할 때 그 달에 같은 날이 없으면 말일로 맞춥니다(예: 2024-02-29 + 12개월 = 2025-02-28). 남은 일수가 0 미만이면 지남, 알림 일수(기본 30일) 이내면 도래로 표시합니다.
검토 주기는 몇 개월로 해야 하나요?
회사가 문서 관리 절차에서 정합니다. 예시 값(매뉴얼·절차서 12개월, 일부 24개월)은 가상의 값일 뿐 규격이나 법에서 정한 값이 아닙니다. 외부문서와 기록처럼 정기 검토를 하지 않는 문서는 주기를 비워 두면 검토 일정에서 빠지고, 사내 문서인데 주기가 비어 있으면 점검 항목에 알려 줍니다.
보존기간은 법에 맞게 계산해 주나요?
아닙니다. 이 도구는 법정 보존기간을 판단하지 않습니다. 기록마다 어떤 법령·고객 요구가 걸리는지는 회사 상황에 따라 다르므로, 법무·담당 부서에 확인해 정한 사내 보존기간(년)을 사용자가 넣습니다. 도구는 그 값으로 끝나는 날만 계산하고, 끝난 기록은 "폐기 전에 사내 규정과 법정 보존기간을 확인하세요"라고만 안내합니다. 보존기간은 기록은 작성일, 폐기한 문서는 폐기일부터 셉니다.
개정 이력 점검은 무엇을 보나요?
개정 이력 표에서 문서번호별로 날짜가 가장 늦은 행을 최신 개정으로 보고, 대장의 현재 Rev 와 다르면 "Rev 불일치", Rev 는 같은데 날짜가 대장 승인일과 다르면 "승인일 불일치"로 표시합니다. 사내 문서(매뉴얼·절차서·지침서·양식) 중 이력이 하나도 없는 문서, 이력에만 있고 대장에 없는 문서번호, 대장 안에서 겹치는 문서번호도 찾습니다.
ISO 9001 7.5 와는 어떤 관계인가요?
ISO 9001 7.5 는 문서화된 정보를 만들고 갱신하고 관리하는 일을 다루는 조항입니다. 이 도구는 문서번호·개정·승인·검토 주기·배포와 구판 회수·보존을 한 대장에서 추적하는 실무 흐름을 돕는 참고용 도구이며, 규격 원문을 담고 있지 않습니다. 문서 관리 체계가 심사에서 충분한지는 인증기관과 규격 원문으로 확인하세요.
엑셀 문서·기록 관리대장 양식과는 어떻게 다른가요?
문서·기록 관리대장 양식은 회사가 계속 보관하는 원본 대장이고, 이 도구는 기준일을 정해 검토 기한과 이력 불일치를 바로 점검하고 보고서로 정리하는 쪽입니다. 양식의 대장과 개정 이력을 각각 복사해 붙여넣기 칸에 넣고, 결과를 CSV로 받아 다시 붙일 수 있습니다.
다른 도구와는 어떻게 이어 쓰나요?
측정기 교정 주기는 계측기 교정주기 계산기, 시험 성적서 기록은 시험 성적 관리표에서 관리하고, 검토 기한 준수율은 경영검토 입력 점검표의 모니터링·측정 항목에 올리세요. 문서 관리 절차를 바꿔야 하는 리스크는 리스크·기회 등록부에 등록합니다.
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