가상의 예로, 직원 70명 남짓한 프레스·용접 부품 회사의 총무 담당 최 대리를 따라가 보겠습니다. 9월 어느 날 화물용 엘리베이터 유지보수 업체 기사가 “올해 정기검사 날짜는 잡으셨어요?”라고 묻자, 최 대리는 대답하지 못했습니다. 봄에 퇴사한 전임 과장의 인수인계 파일에는 이 일이 한 줄도 없었습니다. 1년에 한 번 돌아오는 법정 기한이 목록이 아니라 전임자의 달력에 있었기 때문입니다.
1. 전임자의 달력에만 있던 기한들
캐비닛의 승강기 서류철 맨 위에는 2년 전 검사 서류뿐이었습니다. 전임 과장은 “작년 건 메일로 받았고, 날짜는 제 휴대폰 달력에 넣어 뒀어요”라고 했습니다. 회사 메일함은 퇴사 때 정리됐고 휴대폰은 과장이 가지고 나갔습니다. 업체 기록으로 겨우 지난 검사일을 찾아 보니, 기한까지 한 달 남짓 남아 있었습니다.
소방 점검도 마찬가지였습니다. 점검은 해마다 업체가 해 왔지만, 결과를 소방서에 보고하는 일은 업체가 정리해 보내면 과장이 처리해 왔다고 했습니다. 기한이 사람에게 붙어 있으면, 그 사람이 떠나는 날 기한도 함께 떠납니다.
2. 놓치면 설비를 못 쓰거나 회사가 책임지는 일만 대장에 올린다
최 대리가 정한 기준은 한 문장이었습니다. “이 기한을 놓치면 설비를 못 쓰게 되거나, 회사가 법적 책임을 지는가.” 정수기 필터 교체처럼 늦어도 불편하기만 한 일은 빼고 나니 열 개 남짓이 남았습니다. 대장은 다섯 칸짜리 한 장으로 만들었습니다. 아래는 그 대장의 앞부분입니다.
법정 일정 대장 (일부, 가상 예시 — 날짜는 예시입니다)
| 무엇을 (근거) | 다음 기한 | 해야 할 사람 | 증빙 위치 | 준비 시작 |
|---|---|---|---|---|
| 화물용 엘리베이터 정기검사 (승강기 안전관리법) | 2026-11-20 | 일정 협의: 유지보수 업체 · 입회·서류 보관: 총무 | 공용폴더 › 법정점검 › 승강기 | 2026-09-20 |
| 소방시설 작동점검 (소방시설법) | 2026-12-10 | 점검: 소방 점검 업체 | 공용폴더 › 법정점검 › 소방 | 2026-10-10 |
| 소방 점검 결과 보고 (소방시설법) | 점검 끝난 날부터 15일 이내 | 총무 | 같은 폴더 › 보고 접수 확인 | 점검 당일 |
기한은 “매년”이 아니라 날짜로 적고, 업체가 하는 일과 회사가 할 일을 한 칸에 나눠 적었습니다. 준비 시작일은 업체 일정을 잡는 시간을 감안해 기한 두 달 전으로 두고 회사 공용 일정에도 넣었습니다.
대장에 나오는 말만 짚으면, 작동점검은 소방시설을 직접 작동시켜 정상인지 보는 점검이고 종합점검은 설치 기준까지 함께 살피는 점검입니다. 법령의 관계인은 건물의 소유자·관리자·점유자로, 공장에서는 대개 회사입니다. 승강기 정기검사는 설치검사나 직전 검사를 받은 날을 기준으로 주기적으로 받는 안전검사입니다.
근거 칸이 필요한 이유는 법령에 있습니다. 소방시설법은 대상에 따라 자체점검을 연 1회 이상 하고, 관계인이 점검 끝난 날부터 15일 이내에 결과를 소방본부장이나 소방서장에게 보고하도록 합니다. 승강기 안전관리법은 정기검사를 1년마다 받게 하고, 검사를 받지 않았거나 불합격한 승강기는 운행할 수 없게 합니다. 대상과 주기는 건물·설비에 따라 다를 수 있으니, 근거 칸을 처음 채울 때 관할 소방서와 승강기 검사 기관에 우리 공장 기준을 한 번 확인해 둡니다.
3. 대장 한 장이 생기자 최 대리의 가을이 달라졌다
최 대리는 빈칸을 한꺼번에 메우지 않고 기한이 가까운 줄부터 채웠습니다. 승강기는 업체와 검사 날짜를 잡고 결과 서류를 대장에 적힌 폴더에 넣었습니다. 소방은 “점검: 업체 / 결과 보고: 총무”로 역할을 나눴습니다. 검사 철마다 최 대리가 꺼내 보는 것은 아래 체크리스트 한 장입니다.
승강기·소방 점검 체크리스트
- 지난 승강기 정기검사일과 결과 서류(합격 여부)를 찾아 폴더에 넣었다
- 다음 검사 기한을 날짜로 적고, 두 달 전 준비일을 공용 일정에 넣었다
- 유지보수 업체와 검사 날짜를 잡고, 당일 입회할 사람을 정했다
- 불합격이면 운행을 멈추고 보수·재검사 일정을 잡는다는 것을 현장과 공유했다
- 소방 점검 업체 계약이 올해도 이어지는지 확인했다
- 소방 점검 결과 보고를 누가, 언제까지 하는지 대장에 적었다
- 보고 접수 확인을 증빙 폴더에 남겼다
이듬해 최 대리가 다른 업무를 맡았을 때 새 담당자에게 넘긴 것은 휴대폰 달력이 아니라 대장 한 장과 증빙 폴더였습니다. 이 사례는 가상의 예라 숫자로 성과를 말할 수는 없지만, “작년엔 누가 했지”를 전화로 묻는 일은 대장이 생긴 해부터 줄어들 수 있습니다.
정리하면, 기한을 놓치는 이유는 담당자가 무심해서가 아니라 기한이 사람의 기억에 붙어 있었기 때문입니다. 놓치면 설비를 못 쓰거나 회사가 책임지는 일만 골라 다음 기한·해야 할 사람·증빙 위치를 한 줄에 적어 두면, 담당자가 바뀌어도 기한은 회사에 남습니다.
스마트팩토리·AI 시대의 공장 법정 일정 관리
그룹웨어나 설비 관리 시스템에 대장의 기한을 알림으로 걸 수 있고, 계약서·검사 서류에서 날짜를 뽑아 주는 AI 도구도 쓸 만합니다. 다만 뽑아낸 날짜와 근거가 맞는지 확인해 대장에 올리는 일은 담당자의 몫입니다. 대장 없이 알림만 있으면, 알림이 울려도 무엇을 해야 하는지는 비어 있기 쉽습니다.
이번 주에 화물용 엘리베이터와 소방 점검 두 줄부터 대장을 만들어 공용 폴더에 두세요. 한 달 뒤 두 줄의 다섯 칸이 모두 찼는지, 두 달 안에 다가오는 기한을 대장만 보고 답할 수 있는지 확인하면 됩니다.
CONTIS는 법정 점검·검사 기한과 설비 대장, 업체 계약처럼 담당자 기억에 흩어진 공장 관리 기록을 한곳에 정리하고, 그 기록을 설비 이력과 이어 보는 방법을 함께 찾습니다. 우리 공장의 점검·갱신 일정 관리 방식을 점검하고 싶으시면 문의해 주세요.