긴급오더와 계획변경 처리
긴급 주문과 계획 변경을 거절하는 것이 목적이 아닙니다. 받아들일 수 있는 변경은 빨리 받고, 받으면 무엇이 밀리는지 숫자로 보여 준 뒤 정해진 사람이 결정하게 하는 것이 목적입니다. 변경을 전화 한 통으로 받으면 아무도 모르게 다른 주문의 납기가 밀리고, 그 손실은 월말에야 드러납니다.
적용 범위
섹션 제목: “적용 범위”- 확정된 월·주간 생산계획에 대한 모든 변경 요청: 새 긴급 주문, 수량 증감, 납기 앞당김·늦춤, 품목 교체, 생산 순서 변경, 취소
- 요청 출처: 영업관리(고객 요청), 구매(자재 지연), 품질(재작업), 현장(설비 고장)
- 하지 않는 것
- 설계 변경 자체의 승인은 설계·품질이 한다. 이 절차는 설계 변경이 생산계획에 미치는 영향만 다룬다.
- 고객과의 가격·위약 조건 협상은 영업이 한다.
- 하루 안 작업 순서 조정(결품·고장 대응)은 일일 작업지시에서 처리하고, 변경 대장에만 남긴다.
책임과 권한
섹션 제목: “책임과 권한”| 역할 | 하는 일 |
|---|---|
| 생산관리 담당(R) | 요청서 접수, 구간 판정, 가용·능력 확인, 영향 분석, 대안 작성, 회신, 계획 반영 |
| 생산 팀장(A) | 반고정 구간 변경 승인, 고정 구간 변경의 대표 보고, 처리 절차 전체 책임 |
| 대표이사(I) | 고정 구간(1~2주) 변경의 최종 승인. 그 밖의 변경은 결과를 보고받음 |
| 영업관리(C) | 요청서 작성, 고객 납기·수량 확인, 분할 출하 협의 |
| 구매(C) | 추가 자재 납기 확인 |
| 현장감독(C) | 순서 변경·잔업 가능 여부 확인 |
| 품질(I) | 품목 교체·설계 변경에 따른 초품·검사 일정 통보 받음 |
| 용어 | 뜻 |
|---|---|
| 고정 구간 | 오늘부터 1~2주. 자재가 들어와 있고 작업지시가 나간 기간. 바꾸면 비용이 크다 |
| 반고정 구간 | 3~8주. 자재 발주는 됐지만 순서·수량은 협의로 바꿀 수 있는 기간 |
| 유동 구간 | 9주 이후. 생산관리가 자유롭게 고치는 기간 |
| DTF·PTF | 수요 타임펜스(고정 구간 끝)와 계획 타임펜스(반고정 구간 끝) |
| ATP·CTP | 지금 약속할 수 있는 수량(재고·미배정 계획)과, 자재·능력까지 따져 만들 수 있는 수량 |
| 특급운송 | 납기를 맞추려고 쓰는 퀵·전용차·항공 같은 추가 운송 |
구간 길이는 회사마다 다릅니다. 정하는 방법은 계획 체계: S&OP·MPS·타임펜스·ATP에 있습니다.
준비물
섹션 제목: “준비물”- 계획변경 요청서(엑셀 한 장, 칸 구성은 결과물과 기록 참고)와 계획변경 대장
- 확정 주간 생산계획(주간 생산계획표), 라인 부하표, 재고·입고 예정 화면
- 계산 도구: 긴급오더 영향 분석, ATP·CTP 납기 약속, 변경 영향 분석
| 단계 | 언제 | 하는 일 | 요점 | 이유 |
|---|---|---|---|---|
| 1 요청 접수 | 요청 즉시 | 계획변경 요청서로 받고 요청번호를 매긴다 | 전화 요청은 생산관리가 요청서를 대신 써서 요청자에게 확인받는다 | 기록이 없는 변경은 나중에 누가 왜 바꿨는지 아무도 모른다 |
| 2 구간 판정 | 접수 30분 안 | 대상 주문의 투입일이 고정·반고정·유동 중 어디인지 정한다 | 출하일이 아니라 첫 공정 투입일 기준으로 본다 | 구간이 승인자와 회신 기한을 정한다 |
| 3 가용 확인 | 2시간 안 | ATP(재고·미배정 수량)로 바로 줄 수 있는지 보고, 모자라면 CTP(자재·능력)를 본다 | 다른 주문에 배정된 재고를 빼 쓰는 것은 가용이 아니다 | 남의 재고를 빼 쓰면 다른 주문에서 결품이 터진다 |
| 4 영향 분석 | 2시간 안(고정), 1영업일 안(반고정) | 자재·능력·재공·비용·다른 주문 납기 다섯 가지를 요청서에 적는다 | 밀리는 주문은 고객·수량·며칠 밀리는지까지 적는다 | 결정하는 사람이 무엇을 포기하는지 알아야 한다 |
| 5 대안 작성 | 영향 분석과 함께 | 분할 출하, 잔업·특근, 순서 교체, 납기 협상 중 1~2개 안을 만든다 | 안마다 비용과 밀리는 주문을 한 줄로 비교한다 | ”된다·안 된다”만 올리면 결정이 늦어진다 |
| 6 승인 | 고정은 당일, 반고정은 1영업일 안 | 고정 구간은 대표, 반고정은 생산 팀장, 유동은 생산관리가 결정한다 | 고정 구간 승인은 요청서의 대표 칸에 서명 또는 메신저 승인 캡처를 붙인다 | 고정 구간 변경은 회사 전체 비용이므로 가장 높은 사람이 정한다 |
| 7 회신 | 승인 직후 | 요청자에게 결과와 약속 납기를 회신하고, 밀린 주문은 영업관리에 따로 알린다 | 약속 납기는 날짜와 수량으로 적는다 | ”최대한 맞춰 보겠다”는 약속이 아니다 |
| 8 반영 | 회신 당일 | 주간 계획·작업지시를 다시 내고 결품 리스트·잔업 계획을 고친다 | 바꾼 작업지시에는 요청번호를 적는다 | 현장이 왜 순서가 바뀌었는지 알고, 실적과 변경을 이어 볼 수 있다 |
| 9 주간 검토 | 매주 금 | 한 주 변경 건수를 구간·출처·사유별로 묶어 생산회의에 올린다 | 고정 구간 변경이 주 3건을 넘으면 원인을 안건으로 올린다 | 반복되는 변경은 계획 방식이나 영업 약속 방식을 고쳐야 줄어든다 |
판단 기준
섹션 제목: “판단 기준”아래 값은 예시 기준입니다. 회사 기준으로 바꿔 씁니다.
구간별 처리 규칙
| 구간 | 기간 | 승인자 | 회신 기한 | 받는 조건 |
|---|---|---|---|---|
| 고정 | 오늘~2주 | 대표이사 | 접수 당일 | 자재가 있고, 다른 주문 납기 영향이 없거나 고객 합의가 있으며, 비용이 승인됨 |
| 반고정 | 3~8주 | 생산 팀장 | 1영업일 | 자재 발주 변경이 가능하고 능력이 부하율 100% 안에 들어옴 |
| 유동 | 9주 이후 | 생산관리 | 다음 주간 계획 때 | 월 계획·S&OP 범위 안 |
- 3개월을 넘는 탄력적 근로시간제를 쓰는 회사는 근로일별 근로시간을 2주 전까지 알려야 하므로 고정 구간을 최소 2주로 둡니다. 확정한 근무표를 바꾸는 일은 노무 담당에게 먼저 확인합니다.
- 긴급 주문을 받기 위해 잔업·특근이 필요하면 잔업·특근 계획의 주 연장 한도 확인을 먼저 거칩니다.
- 같은 고객의 긴급 요청이 한 달 3건을 넘으면 영업관리와 고객 예측(포캐스트) 공유를 다시 협의합니다.
영향 분석 다섯 가지
| 항목 | 확인할 것 | 도구 |
|---|---|---|
| 자재 | 추가 소요, 결품 여부, 긴급 발주 납기 | MRP 자재 소요 |
| 능력 | 라인 부하율 변화, 셋업 추가 횟수 | 생산능력 계획 |
| 재공 | 중간에 멈추는 작업지시, 남는 반제품 | 변경 영향 분석 |
| 비용 | 셋업 손실, 잔업·특근, 특급운송 | 잔업수당 계산 |
| 다른 주문 | 밀리는 주문의 고객·수량·일수 | 긴급오더 영향 분석 |
에피소드 가상의 장면입니다. 금요일 오후 4시, 영업 과장이 생산관리 신입에게 전화를 겁니다. “A사 긴급이야. 다음 주 화요일까지 1,500개만 먼저 빼 줘.” 신입은 월요일 아침 2라인 순서를 바꿔 A사 품목을 앞에 넣었습니다. 요청서도, 팀장 보고도 없었습니다. 월요일에 금형 교체가 두 번 더 생겼고(1회 90분), A사 품목의 패킹 자재가 이틀분밖에 없다는 것을 화요일에야 알았습니다. 원래 화요일에 나가야 했던 B사 2,000개는 목요일로 밀렸고, B사에는 퀵 전용차를 두 번 불렀습니다. 금요일 회의에서 집계한 손실은 아래와 같았습니다. A사에 확인해 보니 1,500개 중 화요일에 꼭 필요한 것은 500개였고, 나머지는 다음 주 분할 출하로 충분했습니다.
| 손실 항목 | 계산(예시 값) | 금액 |
|---|---|---|
| 추가 셋업 2회 | 3시간 × 라인 정지 비용 시간당 40만 원 | 120만 원 |
| 특급운송 2회 | 45만 원 × 2 | 90만 원 |
| 만회 잔업 | 4명 × 3시간 × 22,500원(통상시급 15,000원 × 1.5) | 27만 원 |
| B사 납기 지연 2일 | 고객 납기 평가 감점, 다음 분기 물량 협상에 불리 | 금액 밖 손실 |
| 합계 | 237만 원 + 고객 신뢰 |
자주 하는 실수
섹션 제목: “자주 하는 실수”- 전화로 받고 바로 순서를 바꾼다. 위 에피소드처럼 승인도 영향 분석도 없이 바꾸면, 밀린 주문은 아무도 모르는 사이에 납기를 넘깁니다.
- 다른 주문에 배정된 재고를 가용으로 본다. 창고에 2,000개가 있어 “된다”고 답했는데, 그 재고는 다음 날 C사 출하분이었습니다.
- 요청 수량을 그대로 믿는다. 고객이 정말 급한 수량과 날짜를 물으면 분할 출하로 고정 구간을 지킬 수 있는 경우가 많습니다.
- 밀리는 주문을 적지 않고 “가능”만 회신한다. 결정권자는 무엇을 포기했는지 모른 채 승인하게 됩니다.
- 취소·수량 감소는 변경이 아니라고 본다. 이미 들어온 자재와 만들어 둔 반제품이 남습니다. 감소도 같은 요청서로 받습니다.
- 변경 횟수를 세지 않는다. 고정 구간 변경이 매주 5건씩 나도 기록이 없으면 계획 방식이 문제인지 영업 약속이 문제인지 따질 수 없습니다.
결과물과 기록
섹션 제목: “결과물과 기록”| 기록 | 양식 | 보관 |
|---|---|---|
| 계획변경 요청서(영향 분석·승인 포함) — 심사 증거 | 엑셀 요청서 | 3년(예시) |
| 계획변경 대장(요청번호·구간·결과) — 심사 증거 | 엑셀 대장 | 3년(예시) |
| 고객 요구사항 변경 검토 | 계약 검토서 | 3년(예시) |
| 설계 변경이 걸린 경우 | ECO·ECR 양식 | 제품 수명 동안(예시) |
| 수정된 주간 계획 | 주간 생산계획표 | 1년(예시) |
보관 기간은 법정 기간이 아닌 예시입니다. 고객 요구사항이 바뀌었을 때 관련 문서를 고치고 담당자에게 알린 기록은 ISO 9001 8.2.4의 심사 증거로 씁니다.
예시 양식: 계획변경 요청서의 칸
섹션 제목: “예시 양식: 계획변경 요청서의 칸”공식 표준 양식은 없습니다. 아래는 실무 제안입니다.
| 칸 | 적는 것 |
|---|---|
| 요청번호·요청일·요청 부서 | 예: CR-2610-014, 영업관리 |
| 구분 | 수량 / 납기 / 품목 / 순서 / 취소 중 선택 |
| 대상 | 품번, 작업지시번호, 수주번호, 고객 |
| 변경 전 → 후 | 수량·납기·순서를 나란히 |
| 사유 | 고객 요청, 자재 지연, 품질 재작업, 설비 고장 |
| 해당 구간 | 고정 / 반고정 / 유동, 첫 투입일 |
| 영향 분석 | 자재, 능력, 재공, 비용, 다른 주문 납기 |
| 대안 | 1안·2안과 비용 |
| 처리 결과 | 수락 / 조건부 수락 / 거절, 약속 납기 |
| 승인자 | 생산관리 / 생산 팀장 / 대표(고정 구간은 대표 칸 필수) |
| 반영일 | 바뀐 계획·작업지시 발행일 |
성과 지표
섹션 제목: “성과 지표”| 지표 | 계산식 | 보는 법 |
|---|---|---|
| 고정 구간 변경 건수 | 주간 고정 구간 변경 요청 중 수락 건 | 주 3건을 넘으면 안건(예시). 출처별로 나눠 본다 |
| 긴급오더 납기 준수율 | 약속 납기 안에 출하한 긴급 건 ÷ 수락한 긴급 건 × 100 | 낮으면 3단계 가용 확인이 느슨한 것이다 |
| 특급운송 횟수·비용 | 월간 퀵·전용차·항공 건수와 금액 | IATF 16949 인증 회사는 고객 만족 지표로 특급운송을 추적한다 |
| 밀린 주문 건수 | 변경 때문에 납기가 바뀐 다른 주문 수 | 긴급 수락의 숨은 비용을 보여 준다 |
전체 납기 준수율·일정 준수율과 함께 보는 방법은 생산관리 성과 지표에 있습니다.
관련 문서
섹션 제목: “관련 문서”- 함께 쓰는 절차: 주간 생산계획 확정, 일일 작업지시, 부족자재(결품) 리스트, 잔업·특근 계획
- 기법: 계획 체계: S&OP·MPS·타임펜스·ATP, 능력계획과 병목
- 블로그: 생산계획 실무 가이드, 생산관리 직무 가이드
- ISO 9001:2015 8.1 운용 기획 및 관리 — 계획된 변경을 관리하고, 의도하지 않은 변경의 결과를 검토
- ISO 9001:2015 8.2.4 제품 및 서비스 요구사항의 변경 — 요구사항이 바뀌면 문서를 고치고 관련 인원에게 알림
- ISO 9001:2015 8.5.6 변경 관리 — 생산 변경의 검토·관리, 검토 결과와 승인자 기록
- IATF 16949:2016 9.1.2.1 고객 만족 보완 — 납기 성과와 특급운송 발생을 지표로 감시(자동차 부품 인증 회사). 해설: IATF 9.1.2.1 해설
- ISO 9001:2026이 2026-09-16 발행됐고 조항 번호는 그대로입니다 — ISO 공식 페이지
- 타임펜스와 고정 구간 — User Solutions MPS 안내, RDGarwood MPS 안내
- 탄력적 근로시간제의 근로일·근로시간 사전 통지 — 근로기준법 제51조의2(세부 적용은 노무 담당·고용노동부에 확인)
- 구간 길이·승인자·회신 기한은 법정 의무 아님 — 인증·고객 요구 또는 관행
개정 이력
섹션 제목: “개정 이력”| 판 | 날짜 | 내용 |
|---|---|---|
| 1.0 | 2026-10-24 | 최초 작성. 구간별 승인 규칙, 영향 분석 다섯 가지, 계획변경 요청서 칸 구성, 고정 구간 위반 손실 에피소드, 그림 1장 |
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양식·도구·근거
- 내려받는 양식
- 계약 검토서 · 제조 타당성 검토 (수주 검토 대장·생산 능력·Cpk), 주간 생산계획표, 설계변경 요청·지시서 (ECR/ECO)
- 계산 도구
- 긴급 오더 끼워넣기 영향 계산기 (Rush Order Insertion), 납기 회신 ATP·CTP 계산기 (Available·Capable to Promise), 변경요청 영향 평가, 생산능력 계획 (Capacity Planning), 연장·야간·휴일수당 계산기
- 용어
- 긴급발주, 확정구간, ATP / CTP, MPS, 납기준수율
- 관련 규격 조항
- ISO 9001:2015 8.1, ISO 9001:2015 8.2.4, ISO 9001:2015 8.5.6, IATF 16949:2016 9.1.2.1
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